فهرست مقاله
مدیریت زمان برای همه ما اهمیت ویژهای دارد و انتخاب یک روش کارآمد میتواند زندگی روزمره و کارهایمان را بهبود بخشد. متد GTD یا Getting Things Done یکی از روشهای پرطرفدار برای مدیریت زمان است که به شما کمک میکند کارهایتان را به شکلی سازمانیافتهتر انجام دهید و استرس کمتری داشته باشید. در این مقاله قصد داریم به زبان ساده و بهصورت قدم به قدم این روش را به شما آموزش دهیم.
متد GTD چیست؟
متد GTD که توسط دیوید آلن معرفی شده، یک سیستم مدیریت زمان و کارها است که به شما کمک میکند همه فعالیتها و مسئولیتهای خود را به گونهای سازماندهی کنید که بتوانید تمرکز بیشتری روی اولویتهایتان داشته باشید. این متد بر اساس پنج مرحله اصلی بنا شده که با اجرای صحیح آنها میتوانید بهرهوری خود را افزایش دهید.
ابزارهای مورد نیاز برای اجرای متد GTD
برای اجرای متد GTD، نیازی به ابزارهای پیچیده نیست. اما وجود ابزارهای مناسب میتواند فرایند مدیریت زمان را سادهتر و مؤثرتر کند. ابزارهایی که میتوانید استفاده کنید شامل:
- تودو لیستها (Todo Lists): اپلیکیشنهایی مثل Todoist، Microsoft To Do یا TickTick.
- دفتر یادداشت یا اپلیکیشن نوتبرداری: برای یادداشت کردن سریع افکار و کارها، میتوانید از اپلیکیشنهای مثل Evernote، OneNote یا یک دفتر ساده استفاده کنید.
- ابزارهای تقویم: اپلیکیشنهای تقویم مانند Google Calendar یا Apple Calendar برای برنامهریزی زمانی.
لینکهای دانلود ابزارها:
مراحل اجرای متد GTD
مرحله 1: جمعآوری (Capture)
اولین قدم در متد GTD این است که تمام کارها، ایدهها، پروژهها و وظایف خود را جمعآوری کنید. هدف این است که هیچ چیزی در ذهن شما باقی نماند و تمام اطلاعات به شکل متمرکز در یک مکان ذخیره شود.
مثال:
تصور کنید شما مسئول چندین پروژه مختلف در محل کار هستید و همچنین وظایف روزمره شخصی زیادی دارید. اولین قدم این است که تمام این کارها و وظایف را در یک دفترچه یا اپلیکیشن جمعآوری کنید. هر چیزی که به ذهنتان میرسد، یادداشت کنید، حتی ایدههایی که ممکن است به زودی نیاز نداشته باشید.
مرحله 2: پردازش (Clarify)
در این مرحله، هرکدام از کارها و اطلاعات جمعآوریشده را تحلیل میکنید و تصمیم میگیرید که چه اقدامی باید برای آنها انجام دهید. برخی از آنها به سرعت قابل انجام هستند و برخی دیگر نیاز به زمان بیشتری دارند.
مثال:
فرض کنید یکی از مواردی که جمعآوری کردهاید، “خرید هدیه تولد” است. در اینجا باید بررسی کنید که آیا میتوانید این کار را همین امروز انجام دهید یا نیاز به برنامهریزی بیشتری دارد.
مرحله 3: سازماندهی (Organize)
در این مرحله باید کارهای خود را به دستههای مشخص تقسیم کنید. برای مثال، میتوانید کارهای فوری، کارهای غیر فوری، پروژهها و کارهای مربوط به افراد دیگر را دستهبندی کنید.
مثال:
همه کارهای مربوط به یک پروژه کاری خاص را در یک لیست قرار دهید و کارهای مربوط به امور شخصی مثل خرید یا خانهداری را در لیست دیگری بگذارید.
مرحله 4: بازبینی (Review)
بازبینی مداوم برنامهها و کارهای خود یکی از بخشهای مهم متد GTD است. هر هفته یک بار به برنامهها و لیستهای خود نگاه کنید و آنها را بازبینی کنید تا مطمئن شوید در مسیر درست قرار دارید.
مثال:
هفتهای یکبار، لیستهای خود را مرور کنید و کارهایی که به اتمام رسیدهاند را از لیست حذف کنید. همچنین، کارهایی که اولویت بیشتری پیدا کردهاند را جابهجا کنید.
مرحله 5: اقدام (Engage)
در نهایت، زمانی که لیستها و برنامههای شما سازماندهی شد، باید دست به اقدام بزنید. حالا تمام تمرکز خود را روی کارهایی که در دست دارید بگذارید و به ترتیب آنها را انجام دهید.
مثال:
فرض کنید شما امروز باید روی تکمیل یک پروژه کاری تمرکز کنید. به جای اینکه به دیگر وظایف فکر کنید، طبق لیست خود تنها به آن پروژه بپردازید.
مثالهای کاربردی از متد GTD در زندگی روزمره
برای درک بهتر متد GTD، بیایید به یک روز از زندگی یک فرد مشغول نگاهی بیندازیم.
مثال:
علی یک مدیر پروژه است و همزمان باید وظایف شخصی زیادی را هم مدیریت کند. او صبح با چک کردن لیست کارها شروع میکند و تمام وظایف روزانهاش را مشاهده میکند. ابتدا چند ایمیل فوری را جواب میدهد، سپس روی تهیه گزارش پروژه تمرکز میکند. عصر که میرسد، لیست کارهای شخصی مثل خرید مواد غذایی و بردن ماشین به تعمیرگاه را انجام میدهد.
علی یک مدیر پروژه است که همزمان باید وظایف شغلی و شخصی زیادی را مدیریت کند. او با استفاده از متد GTD توانسته برنامه روزانه خود را به شکلی منظمتر و کارآمدتر مدیریت کند. در ادامه به شرح این موضوع میپردازیم که علی چطور با استفاده از این متد، برنامه روزانهاش را سازماندهی کرده است.
مرحله 1: جمعآوری (Capture)
علی هر روز صبح تمام کارهایی که باید انجام دهد را در یک اپلیکیشن تودو لیست، مثل Todoist، ثبت میکند. او تمامی کارها و افکاری که در ذهنش هستند را بدون ترتیب مشخص وارد میکند. این شامل کارهای کاری مثل نوشتن گزارش پروژه، پاسخ دادن به ایمیلها، و کارهای شخصی مثل خرید مواد غذایی و بردن ماشین به تعمیرگاه است.
مثال از لیست جمعآوریشده:
- تکمیل گزارش پروژه
- پاسخ به ایمیلهای مهم
- خرید مواد غذایی
- بردن ماشین به تعمیرگاه
- جلسه با تیم مالی
- مرور قرارداد مشتری
مرحله 2: پردازش (Clarify)
بعد از جمعآوری، علی هرکدام از کارها را مرور کرده و مشخص میکند که چه اقداماتی باید برای هر کار انجام دهد. برخی کارها مثل “پاسخ به ایمیلها” که کمتر از 2 دقیقه زمان نیاز دارند، همان لحظه انجام میشوند. برای کارهای بزرگتر، مثل “تکمیل گزارش پروژه”، او زمانبندی و برنامهریزی میکند.
مثال از پردازش:
- پاسخ به ایمیلها: قابل انجام در 2 دقیقه – اقدام فوری.
- تکمیل گزارش پروژه: نیاز به 2 ساعت زمان – برنامهریزی برای بعدازظهر.
- خرید مواد غذایی: اضافه به لیست خرید – انجام در آخر روز.
مرحله 3: سازماندهی (Organize)
علی کارهایش را بر اساس اولویتها و دستهبندیهای مختلف سازماندهی میکند. کارهای مربوط به پروژهها در دسته “کارهای حرفهای” و وظایف شخصی در دسته “کارهای روزمره” قرار میگیرند. همچنین، برخی کارها به تقویم اضافه میشوند تا در ساعات مشخصی از روز انجام شوند.
مثال از سازماندهی:
- کارهای حرفهای: تکمیل گزارش پروژه، جلسه با تیم مالی.
- کارهای فوری: پاسخ به ایمیلهای مهم.
- کارهای شخصی: خرید مواد غذایی، بردن ماشین به تعمیرگاه.
- تقویم: جلسه با تیم مالی در ساعت 10 صبح.
مرحله 4: بازبینی (Review)
هر هفته یکبار، علی تمام لیستها و برنامههای خود را بازبینی میکند تا مطمئن شود در مسیر درستی قرار دارد. این بازبینی به او کمک میکند که کارهایی که انجام نشدهاند را دوباره برنامهریزی کند یا اولویتها را تغییر دهد.
مثال از بازبینی:
علی جمعهها لیستهای کارهای خود را مرور کرده و پروژههای ناتمام را بررسی میکند. او کارهایی که انجام شدهاند را حذف میکند و موارد جدید را اضافه میکند.
مرحله 5: اقدام (Engage)
در نهایت، علی طبق لیست سازماندهیشده و برنامهریزیشده خود عمل میکند. او صبح کارهای فوری و کوچک مثل پاسخ به ایمیلها را انجام میدهد و سپس بر روی پروژههای بزرگتر مثل تکمیل گزارش تمرکز میکند. در طول روز، او از اپلیکیشن تودو لیست استفاده میکند تا برنامهریزیهایش را پیگیری کند.
مثال از اقدام:
- ساعت 9: پاسخ به ایمیلهای فوری
- ساعت 10: جلسه با تیم مالی
- ساعت 11 تا 1: تکمیل گزارش پروژه
- ساعت 5 بعدازظهر: خرید مواد غذایی و بردن ماشین به تعمیرگاه
این روند به علی کمک کرده تا بدون استرس و با تمرکز بیشتری کارهای خود را انجام دهد و همه وظایف خود را به ترتیب اولویت و برنامهریزی مناسب مدیریت کند.
نکات کلیدی برای موفقیت با GTD
- گروهبندی صحیح: مطمئن شوید که تمام کارهای شما به درستی گروهبندی شدهاند.
- بازبینی منظم: هر هفته لیستهایتان را بازبینی کنید تا بتوانید برنامههایتان را بهروز کنید.
- اقدامات کوچک و فوری: هر کار کوچکی که کمتر از 2 دقیقه طول میکشد را همان موقع انجام دهید.
- سازماندهی کارها بر اساس زمینه: برخی کارها فقط در مکانهای خاصی قابل انجام هستند، پس بر اساس مکان یا ابزار مورد نیاز آنها را دستهبندی کنید.
جمعبندی
متد GTD یک روش بسیار مؤثر برای مدیریت زمان و کارها است که با اجرای پنج مرحله اصلی آن میتوانید زندگی خود را سازماندهی کرده و از استرس کارهای روزمره کم کنید. با استفاده از ابزارهای مناسب مثل تودو لیستها، اپلیکیشنهای یادداشتبرداری و تقویمها، میتوانید بهراحتی این سیستم را پیادهسازی کنید.
به یاد داشته باشید که موفقیت در اجرای متد GTD نیازمند تعهد به بازبینی منظم و اجرای دقیق مراحل آن است.
