فهرست مقاله
تعلل در کارها یکی از چالش‌های بزرگ مدیران و کارآفرینان است که اغلب به دلیل عدم مدیریت زمان و اولویت‌بندی درست رخ می‌دهد. این عادت می‌تواند بهره‌وری را کاهش دهد و مانع دستیابی به اهداف سازمانی شود. در این مقاله، به مفهوم تعلل می‌پردازیم، دلایل ایجاد آن را بررسی می‌کنیم و در نهایت، راهکارهایی را برای غلبه بر آن ارائه می‌دهیم.
تعلل در کارها چیست؟
تعلل در کارها به معنای به تأخیر انداختن وظایف است. این پدیده زمانی رخ می‌دهد که فرد تصمیم می‌گیرد کاری را به آینده موکول کند، حتی اگر بداند انجام آن ضروری است. براساس تحقیقات دانشگاه استنفورد، حدود 20 درصد از مردم به طور مداوم در کارهای خود تعلل می‌کنند که این رقم در میان مدیران و کارآفرینان نیز به چشم می‌خورد.
چرا تعلل در کارها ایجاد می‌شود؟
دلایل مختلفی می‌تواند باعث ایجاد این عادت شود:
- ترس از شکست: افراد ممکن است به دلیل ترس از نتایج نامطلوب از شروع کارها اجتناب کنند.
- کمال‌گرایی: کسانی که به دنبال کارهای بی‌نقص هستند، اغلب شروع کار را به تعویق می‌اندازند.
- مدیریت نامناسب زمان: نداشتن یک برنامه‌ریزی دقیق باعث می‌شود فرد نتواند وظایف خود را به‌درستی اولویت‌بندی کند.
- خستگی ذهنی و جسمی: مدیران پرمشغله به دلیل فشار کاری، ممکن است خستگی را تجربه کنند و در نتیجه تمایل به تعلل داشته باشند.
- کمبود انگیزه و علاقه: نبود علاقه یا انگیزه برای انجام کار، زمینه‌ای را فراهم می‌کند که فرد از انجام آن خودداری کند.
- تلاش برای فرار از مسئولیت: برخی از افراد به دلیل ترس از مسئولیت‌ها، به تعلل پناه می‌برند. این مسئله به ویژه در محیط‌های کاری چالش‌برانگیز شایع است.
تأثیرات منفی تعلل در کارها
تعلل می‌تواند بر عملکرد مدیران و کارآفرینان تأثیرات منفی زیادی بگذارد. از جمله این تأثیرات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- کاهش بهره‌وری
- از دست دادن فرصت‌های شغلی
- ایجاد استرس و اضطراب
- کاهش رضایت شخصی و شغلی
طبق یک مطالعه در دانشگاه آکسفورد، 74 درصد از افرادی که به تعلل می‌پردازند حداقل یک‌بار در ماه با مشکل تعلل در انجام وظایف مهم خود مواجه می‌شوند. در نهایت با استرس بیشتری روبه‌رو می‌شوند و احساس عدم رضایت می‌کنند.
چگونه بر تعلل در کارها غلبه کنیم؟
1. هدف‌گذاری هوشمندانه (SMART Goals)
یکی از اولین و مهم‌ترین گام‌ها برای غلبه بر تعلل، تعیین اهداف شفاف و قابل دستیابی است. اهداف باید مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، واقع‌گرایانه و دارای زمان‌بندی باشند. این کار به ما کمک می‌کند به راحتی اولویت‌های خود را شناسایی کنیم و بر اساس آن‌ها عمل کنیم.
یکی از اولین و مهم‌ترین گام‌ها برای غلبه بر تعلل، تعیین اهداف شفاف و قابل دستیابی است. اهداف باید مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، واقع‌گرایانه و دارای زمان‌بندی باشند. این کار به ما کمک می‌کند به راحتی اولویت‌های خود را شناسایی کنیم و بر اساس آن‌ها عمل کنیم.
مثال کاربردی:
یک کارآفرین که می‌خواهد محصول جدیدی به بازار معرفی کند، باید هدف خود را به صورت SMART تعریف کند؛ مثلاً: “افزایش فروش محصول جدید تا 50 درصد در شش ماه آینده.”
2. شکستن کارهای بزرگ به وظایف کوچکتر
کارهای بزرگ و پیچیده می‌توانند دلهره‌آور باشند و انگیزه را برای شروع کاهش دهند. با تقسیم کارها به وظایف کوچکتر، فرآیند انجام کارها را ساده‌تر کرده و انگیزه بیشتری برای شروع خواهیم داشت.
مثال کاربردی:
اگر وظیفه شما تهیه یک گزارش طولانی است، می‌توانید این کار را به بخش‌های کوچکتری مثل تحقیق، نوشتن فصل اول، طراحی نمودارها و ویرایش تقسیم کنید.
3. مدیریت زمان با روش‌های خاص
از تکنیک‌های مدیریت زمان مانند تکنیک پومودورو استفاده کنید. تکنیک پومودورو یکی از موثرترین روش‌ها برای تمرکز و کاهش تعلل در کارها است. در این روش، شما به مدت 25 دقیقه به شدت روی کار خود تمرکز می‌کنید و سپس 5 دقیقه استراحت می‌کنید. این روش به ذهن اجازه می‌دهد تا متمرکز بماند و از به تعویق انداختن کارها جلوگیری کند.
نقل قول از نویسنده موفق برایان تریسی:
“بزرگترین دشمن موفقیت، تعلل است؛ هر کاری را همین امروز شروع کنید.”
4. اجرای قانون 5 دقیقه
این قانون ساده اما کارآمد می‌گوید: اگر انجام کاری کمتر از 5 دقیقه طول می‌کشد، بلافاصله آن را انجام دهید. این قانون به شما کمک می‌کند تا از انجام کارهای کوچک و روزمره عقب نمانید. همچنین استفاده از تکنیک GTD برای برنامه ریزی کارها به خوبی به شما کمک خواهد کرد که تا حد زیادی تعلل در کارها را کاهش دهید.
5. پاداش دادن به خود
هرگاه یک کار مهم را به پایان می‌رسانید، به خود پاداش بدهید. این کار مغز شما را برای دستیابی به اهداف بیشتر تحریک می‌کند و باعث افزایش انگیزه برای ادامه کارها می‌شود.
مثال کاربردی:
اگر یک مدیر موفق شود پروژه‌ای را قبل از زمان تعیین‌شده به اتمام برساند، می‌تواند خود را با یک تعطیلات کوتاه یا یک شام ویژه پاداش دهد.
6. خودآگاهی و تمرین تمرکز ذهنی
شناخت علل شخصی تعلل در کارها و انجام تمرین‌های تمرکز ذهنی به شما کمک می‌کند تا بهتر با احساسات و نگرش‌های خود آشنا شوید و آن‌ها را مدیریت کنید. تمرین‌هایی مثل مدیتیشن و یوگا می‌توانند در این زمینه موثر باشند.
7. استفاده از ابزارهای هوشمند
ابزارهایی مانند نرم‌افزارهای مدیریت وظایف (مثلاً Trello یا Asana یا مایکروسافت ToDoList) می‌توانند به شما کمک کنند وظایف را به صورت دقیق پیگیری و برنامه‌ریزی کنید.
سخنان بزرگان در مورد تعلل
از جمله سخنان ارزشمند در این زمینه می‌توان به جمله معروف “اگر می‌خواهید کاری انجام نشود، آن را به تعویق بیندازید” از ناپلئون هیل اشاره کرد. این جمله نشان می‌دهد که تعلل می‌تواند مانع بزرگی بر سر راه موفقیت باشد.
نتیجه‌گیری
تعلل در کارها یک عادت خطرناک است که می‌تواند شما را از دستیابی به اهداف خود بازدارد. به عنوان یک مدیر یا کارآفرین، اهمیت دارد که با دلایل تعلل در کارها آشنا شوید و با استفاده از راهکارهای عملی، به آن غلبه کنید. موفقیت و رشد کسب‌وکار نیازمند شروع و پیشرفت مداوم است، و هرچقدر سریع‌تر بر تعلل در کارها غلبه کنیم، به اهدافمان نزدیک‌تر می‌شویم.
برای درک عمیق‌تر می‌توانید به مقاله‌ای در وب‌سایت Psychology Today درباره تعلل و مدیریت آن مراجعه کنید.
